スケジュールを聞き出す会議で心がけること

仕事で痛感したのでメモ。相手に今後のスケジュールを決めてもらいたい会議では、課題ありきで構想を語る。解決策ありきの提案はしない。次の2点を重視する。

• 会議で何が決まると嬉しいのかを意識する
• そのための過不足のない提案をだす

叱られてへこんだ翌日、もう一度考えをまとめ直して、翌々日の会議にでた。作戦は、一人でなくチームで練った。

会議の目的は、滞留しているプロジェクトの今後のスケジュールを、エライ人から引き出すことだった。もしくは、打ち止めなら打ち止めと決めてもらうためともいえた。とにかく、ハッキリ決めてもらわないと、今後数ヶ月の皆のスケジュールが決まらない。だから決めよう。それが関係者の課題だった。

そこで、あくまでも「皆のスケジュールを決めるため」という大義名分にフォーカスして、次の流れで話した。

• 1. 皆のスケジュールをそろそろ決めたいので、こういう流れを考えました。
• 2. そうすると、このあたり（※ここが決めて欲しい本質）が変動要素になりそうです。
• 3. 構想をお聞かせいただけますか？

こうしてやんわり確認した結果、長い間かわされてきた結論を、実にすんなり出してもらえた。滞留中のプロジェクトが、いきなり急進することになった。

…

もちろん、会議のタイミングがたまたま良かった可能性が高いけれど、それでも大事なことを学びました。自分は最初、解決策ありきで考えていた。だから、準備段階で納得してもらえる提案を作れなかった。道理のわかっていない頭でっかちな提案―というもおこがましい何か―を語ろうとしていたわけです。

それでは伝わらないんだなぁ。聞き方、引き出し方って、大切だ。気をつけようっと。